Einen Transportauftrag aus Datei oder E-Mail erstellen
Laden Sie Auftragsdokumente hoch oder senden Sie sie per E-Mail, und Transportial macht daraus Transportaufträge, per Dateivorlage oder KI.
Aktualisiert am 5. Oktober 2026
Kunden senden Aufträge oft als PDF, Tabelle oder E-Mail. Statt sie abzutippen, können Sie die Dateien hochladen. Transportial liest sie und füllt den Transportauftrag für Sie aus.
Wie Transportial Ihre Dateien liest
- Passt eine Datei zu einer Dateivorlage, die für Ihre Plattform eingerichtet ist (eine Integration, die die Spalten oder Felder eines bekannten Dateiformats zuordnet), verwendet Transportial diese Vorlage. Eine Datei kann dann mehrere Aufträge ergeben.
- Passt keine Vorlage, extrahiert das KI-Modell Ihrer Plattform die Auftragsdaten aus den Dateien.
- Stimmt ein von der KI extrahierter Auftrag über seine Referenz, etwa Auftragsnummer oder Referenzbeschreibung, mit einem bestehenden Auftrag überein, wird dieser bestehende Auftrag aktualisiert, statt ein Duplikat anzulegen.
Auftragsdateien hochladen
- Öffnen Sie in der Kopfzeile den Dropdown-Pfeil neben Neuer Transportauftrag.
- Klicken Sie auf + Auftrag aus Datei. Das Fenster Neuer Transportauftrag öffnet sich mit dem Text Aus Dokumenten.
- Ziehen Sie Ihre Dateien auf Datei(en) hier ablegen oder zum Hochladen klicken oder klicken Sie in den Bereich, um Dateien auszuwählen.
- Warten Sie, bis jede Datei als hochgeladen angezeigt wird.
- Klicken Sie auf Erstellen. Transportial liest jetzt die Dateien, was einen Moment dauern kann.
- Prüfen Sie den Auftrag, der sich im Auftragsformular öffnet. Ergänzen oder korrigieren Sie Kunde, Stopps, Zeiten und Waren.
- Klicken Sie auf Speichern. Enthielten die Dateien mehr als einen Auftrag, öffnet sich der nächste automatisch.
Aufträge, die die KI aus Ihren Dateien liest, werden sofort mit dem Status Entwurf gespeichert. Ein Klick auf Speichern behält diesen Status bei, und das Formular bietet Als Anfrage speichern nicht an. Akzeptieren Sie den Auftrag, sobald Sie ihn geprüft haben, wie unten unter Entwurfsaufträge prüfen beschrieben.
Kann Transportial in den Dateien keinen Auftrag erkennen, öffnet sich ein leeres Auftragsformular, an das Ihre Dateien bereits als Dokumente angehängt sind. Füllen Sie es von Hand aus und klicken Sie auf Speichern.
Aufträge per E-Mail senden
Unter dem Upload-Bereich zeigt das Fenster nach Sie können jetzt auch E-Mails direkt an senden die E-Mail-Adresse Ihrer Plattform. E-Mails an diese Adresse werden automatisch verarbeitet:
- Die E-Mail-Domain des Absenders muss zu den für Ihre Plattform zugelassenen Domains gehören. E-Mails von anderen Domains werden abgewiesen.
- Anhänge, die zu einer Dateivorlage passen, werden mit dieser Vorlage zu Aufträgen. Andernfalls liest die KI die E-Mail und ihre Anhänge.
- Neue, von der KI extrahierte Aufträge werden mit dem Status Entwurf gespeichert. Bestehende Aufträge mit passender Referenz werden aktualisiert.
- Die ursprüngliche E-Mail wird im Chat jeder Sendung gepostet, und der Auftrag zeigt den E-Mail-Betreff neben Aus der Email.
Geben Sie Kunden die Adresse, damit sie ihre Aufträge direkt per E-Mail senden können, oder richten Sie eine automatische Weiterleitung aus Ihrem eigenen Auftragspostfach ein.
Entwurfsaufträge prüfen
- Öffnen Sie die Liste der Transportaufträge und filtern Sie nach dem Status Entwurf.
- Klicken Sie auf einen Auftrag. Die Originaldokumente erscheinen links, der extrahierte Auftrag rechts.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Auftrag neben den Dokumenten zu korrigieren, und speichern Sie.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Auftrag zu akzeptieren, auf Als Anfrage speichern, um ihn für eine spätere Prüfung aufzubewahren, oder auf Ablehnen, um ihn abzulehnen.
Verwandte Themen
Dateivorlagen werden als Integrationen eingerichtet. Siehe Integrationen und Datenimport. Das KI-Modell Ihrer Plattform wählen Sie in den Plattformeinstellungen.